Služby šité na míru.
PRINCE2®, ITIL®, MSP® a další.. 

 

Home - Menu - Konzultace

 

PRINCE2® Projektová kancelář

realizuji mnoho projektů, hledám způsob jak zefektivnit práci

Proč projektová kancelář PMO ..? Společnost Gartner provedla analýzu společností, které jsou leadery trhu a dosahují vynikajících výsledků ve svém odvětví. Jedna z klíčových charakteristik těchto společností je chirurgická přesnost v plnění strategických plánů, resp. projektů. Takže co stojí za tajemstvím jejich úspěchu? Tyto organizace dosahují svých plánovaných cílů přes efektivní projektovou kancelář.

Ve skutečnosti 2/3 společností, které vybudovali projektovou kancelář deklarují mnohem vyšší procenta úspěšnosti v plnění plánů. Project Management Office (PMO) je skupina, či divize, která nejenom řídí projekty, ale zároveň definuje a udržuje standardy projektového řízení souvisící s řízením projektů uvnitř organizace.

PMO je zároveň zodpovědná za standardizaci projektů dle interních pravidel, jejich ekonomiku a cíle. Slouží jako zdroj informací a centrální bod projektové dokumentace, reportuje managementu společnosti potřebná KPI (klíčové ukazatele výkonnosti: Key Performance Indicator) je projektovou podporou a nositelem know-how pro další pracovníky. Pojďme se společně podívat na klíčové 3 benefity projektové kanceláře:

 

#1 Predikovatelnost projektu

Myslíme tím zejména přesné plánování projektů z hlediska harmonogramu, finančního rozpočtu a (nejenom) personálních zdrojů. Tím, že zpřesníte predikci v projektech, získáte mnohem jasnější zadání z hlediska zdrojů, tím nižší bude i pravděpodobnost neúspěchu. Přesné informace pomáhají celému projektovému týmu – každý zná svou roli, své zdroje a co se od něj očekává.

 

#2 Úspora nákladů

Klíčovým přínosem projektové kanceláře je predikovatelnost napříč projekty. Druhým zásadním přínosem je snížení nákladů na realizaci projektu, ukážeme si jak na to. Snížení nákladů docílíme samozřejmě standardizací procesů, zavedením vzorové dokumentace, která eliminuje vytváření „vlastních“ přehledů.

Práce projektového týmu se celkově zefektivní zpravidla o cca 30%. Ale zcela zásadních úspor v projektové kanceláři dosáhneme PREDIKOVATELNOSTÍ. Změny v projektech oproti zadání (projektovému záměru) jsou nejdražší položkou, která navíc projekt dočasně „paralizuje“ a je nutné se vrátit o několik kroků zpět (časová ztráta). Projekty jsou v 70% dražší právě z důvodu, kdy není jasné zadání a projektu chybí predikce následujících kroků, činností, aktivit..


#3 Standardizace zvyšuje efektivitu

Exemplárním příkladem nutné standardizace projektového týmu jsou v harmonogramu „projektové milníky“. Bez projektové kanceláře standardizované např. excelentní metodikou PRINCE2® různí projekt manažeři, pracující v různých částí organizace na odlišných projektech zcela určitě používají zcela odlišné techniky projektových milníků. U projektového týmu A znamená milník finalizace, že je projekt dokončený, ale u projektového týmu B znamená, že je produkt dokončený, ale následně musí proběhnout testování a kompletace..

Každý z projektového týmu využívá jinou terminologii, techniky, ale toto je exemplární příklad neefektivní komunikace a vznikajících nedorozumění. Jak může ředitel(ka) projektové kanceláře koordinovat týmy napříč projekty, bez standardizace postupů, terminologie, bez vzorových šablon a karet projektu? Velice těžko, pokud vůbec.. Přitom právě čas strávený základní orientací v projektu je největším „žroutem“ projektových kapacit.

 

Shrnutí

Jednoduše řečeno, PMO se snaží realizovat efektivně jakékoliv projektové činnosti. Hlavním benefitem pro organizaci je: predikovatelnost, snížení nákladů, efektivní komunikace díky plošnému dodržování projektové terminologie. Existují zde i další přínosy pro organizaci, ale zde již záleží na vás, jaké priority PMO určíte. Zavedením metodické řízení projektů pomocí PRINCE2® vám může ve velice krátké době rapidně zvýšit efektivitu projektů.

Implementace osvědčených postupů projektového řízení do PMO (Project Management Office) má vždy konkrétní účely a cíle v organizaci. Usilování o zvýšení návratnosti investic z realizovaných projektů je dnes téma #1 každé organizace i podniku. Neustálý tlak na snižování investic, vytváří enormní tlak a požadavky na efektivní řízení projektů s chirurgickou přesností.

Manažeři často zvýší kvalifikaci svému týmu kvalitním kurzem, ale organizace z těchto znalostí nijak neprofituje. Kvalitní projekt vyžaduje nejenom kvalifikovaný tým. Bez metodické podpory, kompatibilních šablon, výkazů standardizovaných dle PRINCE2®, MSP® se nikdy nepodaří efektivně realizovat očekávané přínosy a cíle. Řešením je odborné poradenství, koučing, mentoring, workshopy a implementace alespoň základních pravidel do praxe. Více informací o PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments 2), resp. manažerské techniky řízení projektů lze získat zde: PRINCE2® kurzy

Poradit s projektovou kanceláří? Není problém, kontaktujte nás.




Kontaktní formulář

Společnost:

Kontaktní osoba:

* Telefon:

 * Email:

     * takto označená pole jsou povinná